Dokumentację firmową trzeba przechowywać przez ściśle określone okresy: dokumenty księgowe i podatkowe co do zasady 5 lat, akta pracownicze 10 lub 50 lat (w zależności od daty zatrudnienia), a dane osobowe – tylko tak długo, jak wynika to z celu ich przetwarzania (zasada ograniczenia przechowywania z RODO). Nawet w erze KSeF i e-faktur wiele firm wciąż fizycznie archiwizuje dokumenty papierowe, umowy z mokrym podpisem czy dokumentację kadrową sprzed elektronizacji. W tym poradniku sprawdzamy dokładne terminy wynikające z przepisów oraz podpowiadamy, jaki karton do archiwizacji faktycznie chroni dokumenty przez lata przechowywania.

Ile lat trzeba przechowywać dokumenty firmowe?

Okresy przechowywania nie są kwestią uznaniową – wynikają wprost z kilku ustaw, które nakładają na przedsiębiorcę różne terminy w zależności od rodzaju dokumentu.

Dokumentacja księgowa i podatkowa – 5 lat

Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe, dowody księgowe i sprawozdania finansowe należy przechowywać co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Analogiczny, 5-letni okres wynika z Ordynacji podatkowej w odniesieniu do zobowiązań podatkowych – termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że dokumentacja za 2025 rok powinna zostać zachowana do końca 2031 roku (5 lat liczonych od 2026 r.).

Akta pracownicze – 10 czy 50 lat

To najczęstszy błąd przy porządkowaniu archiwum: firmy niepotrzebnie trzymają (lub przedwcześnie niszczą) dokumentację kadrową. Zasady są następujące:

• pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. – akta przechowuje się 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy się zakończył;
• pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – domyślnie 50 lat, chyba że pracodawca złoży do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty informacyjne ZUS RIA – wtedy okres skraca się do 10 lat;
• pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – okres przechowywania wynosi 50 lat bez możliwości skrócenia.

Szczegółowe zasady elektronizacji i skracania okresu przechowywania akt opisuje ZUS w materiale o e-aktach.

RODO – zasada ograniczenia przechowywania

Dane osobowe (np. dane klientów w dokumentach sprzedażowych) nie mogą być przechowywane bezterminowo „na wszelki wypadek". Art. 5 ust. 1 lit. e RODO wymaga, by dane osobowe były przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Jeśli inny przepis (np. ustawa o rachunkowości) nie narzuca konkretnego terminu, administrator danych musi sam ustalić i uzasadnić okres retencji.

Dokumentacja kategorii A i B

Część dokumentacji – szczególnie w instytucjach publicznych, ale też w niektórych firmach współpracujących z administracją – podlega ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Rozróżnia ona dokumentację kategorii A (wieczyście przechowywaną, o wartości historycznej) oraz kategorii B (przechowywaną czasowo, z konkretnym terminem zniszczenia, np. B5, B10, B50). Warto oznaczać takie teczki już na etapie pakowania kartonu – ułatwia to późniejszą brakowanie (niszczenie) dokumentacji po upływie terminu.

Jaki karton do archiwizacji dokumentów wybrać

Dokumenty papierowe leżą w archiwum całymi latami – karton, który się rozklei, ugnie pod ciężarem segregatorów albo przepuści wilgoć, oznacza realne ryzyko utraty dokumentacji wymaganej prawem. Liczy się kilka parametrów.

Fala B – standard dla archiwum

W ofercie kartonów i pudeł do archiwizacji KartonBox24 dominują pudła z tektury fala B (dostępna też fala C) o gramaturze 342–400 g/m². Fala B sprawdza się w archiwum lepiej niż w wysyłce kurierskiej – ma niższy profil i większą odporność na zgniatanie przy pionowym sztaplowaniu kartonów jeden na drugim, co jest typowym sposobem przechowywania w archiwach i piwnicach. Więcej o różnicach między rodzajami fali i kodami konstrukcji znajdziesz w naszym przewodniku po kodach FEFCO.

Wymiary dopasowane do segregatorów i teczek

Dostępne rozmiary pudeł archiwizacyjnych zaczynają się od ok. 200×120×80 mm (na pojedyncze teczki i mniejsze zbiory dokumentów), a kończą na dużych kartonach 640×380×190 mm, mieszczących kilkanaście segregatorów. Ceny – w zależności od wymiaru i liczby sztuk w opakowaniu (10, 20 lub 25 szt.) – zaczynają się od ok. 9–10 zł/szt. za mniejsze formaty i sięgają ok. 60 zł/szt. za największe pudła (aktualny cennik i dostępność sprawdzisz zawsze na stronie kategorii, ceny mogą się zmieniać). Jeśli standardowe wymiary nie pasują do Twoich segregatorów, teczek A4 czy skoroszytów wiszących, sprawdź ofertę kartonów na wymiar – to rozwiązanie, które eliminuje puste przestrzenie w pudle i pozwala upakować więcej dokumentów w regale.

Konstrukcja – karton klapowy z uchwytami

Do archiwizacji najlepiej sprawdza się karton klapowy z bocznymi uchwytami do przenoszenia i wieczkiem zamiast standardowych klap – ułatwia to wielokrotne otwieranie pudła bez naruszania taśmy, co jest istotne przy dokumentacji, do której trzeba sięgać co jakiś czas (np. w trakcie kontroli podatkowej).

Jak oznaczyć i systematyzować pudła archiwizacyjne

Dobrze dobrany karton to dopiero połowa sukcesu – bez systemu oznaczeń archiwum szybko zamienia się w stos nieopisanych pudeł. Warto opisać każdy karton według stałego schematu:

• Zawartość – rodzaj dokumentów (faktury, umowy, akta osobowe, korespondencja).
• Okres, którego dotyczy dokumentacja – np. „faktury sprzedaży 01–12/2025".
• Kategoria archiwalna – A (wieczysta) lub B z symbolem okresu (np. B5, B10).
• Data dopuszczalnego zniszczenia – wyliczona na podstawie okresów z sekcji 3 (np. „do zniszczenia po: 31.12.2031").
• Numer porządkowy – zgodny ze spisem zdawczo-odbiorczym, jeśli firma go prowadzi.

Taki opis warto nanosić na karton trwałym markerem lub nakleić wydrukowaną etykietę – w obu przypadkach na gładkiej, jednolitej powierzchni klapy, z dala od miejsc, gdzie karton będzie się stykał z innymi pudłami przy sztaplowaniu.

Warunki przechowywania – wilgotność, światło, szkodniki

Sam karton nie zastąpi odpowiednich warunków w pomieszczeniu archiwum. Tektura, nawet o wysokiej gramaturze, traci sztywność w wilgotności powyżej 65–70%, a długotrwała ekspozycja na światło słoneczne przyspiesza blaknięcie i kruszenie papieru wewnątrz. Dlatego pudła najlepiej ustawiać na regałach, z dala od podłogi (ryzyko zalania) i zewnętrznych ścian (kondensacja). Jeśli organizujesz całą strefę archiwum lub magazynu od podstaw, zobacz nasz poradnik o magazynowaniu kartonów i materiałów do pakowania – zasady rotacji i układania na regałach są analogiczne.

Ekologia – kartony z makulatury i recykling

Kartony archiwizacyjne produkowane są zwykle z tektury zawierającej wysoki udział surowca wtórnego, w pełni nadającej się do ponownego przetworzenia po zakończeniu okresu przechowywania i zniszczeniu dokumentów. To dobra wiadomość przy okresowym „brakowaniu" archiwum – po wyjęciu dokumentów do zniszczenia (np. przez firmę zajmującą się niszczeniem dokumentów poufnych) sam karton można oddać do recyklingu makulatury. O tym, jak w ogóle ograniczyć ilość odpadów opakowaniowych w firmie, piszemy w artykule o zero waste w magazynie.

FAQ – najczęstsze pytania o archiwizację dokumentów

‣ Ile lat trzeba przechowywać faktury?

Faktury i inne dowody księgowe należy przechowywać co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym powstał obowiązek podatkowy związany z danym dokumentem.

‣ Czy akta pracownicze można zniszczyć po 10 latach?

Tak, ale tylko dla pracowników zatrudnionych od 2019 r. (10 lat od zakończenia zatrudnienia) lub dla zatrudnionych w latach 1999–2018, jeśli pracodawca złożył do ZUS oświadczenie ZUS OSW wraz z raportami ZUS RIA. Bez tego oświadczenia obowiązuje okres 50 lat.

‣ Jaki karton jest najlepszy do archiwizacji dokumentów?

Karton klapowy z tektury fala B o gramaturze 342–400 g/m², najlepiej z bocznymi uchwytami – zapewnia wystarczającą sztywność przy sztaplowaniu i wytrzymuje wielokrotne otwieranie bez utraty konstrukcji.

‣ Czy kartony archiwizacyjne można bezpiecznie ustawiać jedne na drugich?

Tak, o ile są wykonane z odpowiedniej gramatury tektury i nie są przeciążone ponad nośność wskazaną przez producenta – najlepsze do tego są kartony klapowe fala B z usztywnioną konstrukcją.

‣ Czy dane osobowe w archiwizowanych dokumentach podlegają dodatkowym zasadom?

Tak. Niezależnie od terminów wynikających z ustawy o rachunkowości czy Kodeksu pracy, RODO wymaga, by dane osobowe nie były przechowywane dłużej, niż to konieczne do realizacji celu, w którym je zebrano – po upływie ustawowego terminu przechowywania dokument z danymi osobowymi powinien zostać zniszczony.

Podsumowanie

Bezpieczna archiwizacja dokumentów to połączenie dwóch elementów: znajomości terminów wynikających z przepisów (5 lat dla dokumentów księgowych i podatkowych, 10 lub 50 lat dla akt pracowniczych, „tak długo jak to konieczne" dla danych osobowych) oraz odpowiedniego kartonu, który przetrwa ten czas w dobrym stanie. Sprawdź pełną ofertę kartonów i pudeł do archiwizacji w KartonBox24 lub skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz większej partii pudeł dopasowanych do Twojego archiwum.

Zespół Kartonbox24 - eksperci od pakowania